Khái niệm tối ưu hóa quy trình mua hàng trong doanh nghiệp là một khái niệm rộng. Có thể là một thách thức để nắm bắt được chính xác chiến lược đó cần phải là gì. Vì vậy, việc khám phá và thực hiện chiến lược tối ưu hóa quy trình mua hàng sẽ tạo ra tác động to lớn. Nó không chỉ nâng cao hoạt động mua sắm và chuỗi cung ứng mà còn tác động tích cực đến lợi nhuận của toàn bộ công ty.

Trong bài viết này, Unic sẽ chia sẻ một số phương pháp hay mà bạn có thể thực hiện để tối ưu hóa quy trình mua hàng của tổ chức.

1. Xác định chính sách mua hàng và truyền đạt chính sách đó trong tổ chức

Bất kỳ ai trong công ty từng tham gia trực tiếp hoặc gián tiếp vào việc mua hàng hóa hoặc dịch vụ đều cần phải nắm rõ các chính sách mua hàng. Các chính sách đóng một vai trò quan trọng trong việc duy trì trật tự quá trình mua hàng.

Ví dụ “Vai trò của chính sách mua hàng là xác định các phương pháp và thủ tục tiêu chuẩn để Công ty mua sản phẩm và dịch vụ từ các nhà cung cấp khác nhau. Chính sách này bao gồm tất cả các chi phí cho công ty bao gồm các khoản như thuế, các khoản thanh toán theo bảng lương, v.v.”

Việc xác định các chính sách là rất quan trọng nhưng việc truyền đạt chúng cũng quan trọng không kém. Đảm bảo các chính sách được nắm rõ và dễ dàng truy cập ở các bộ phận có liên quan để đảm bảo quy trình được vận hành một cách trơn tru hơn.

2. Thiết lập mục tiêu “SMART”

Mục tiêu SMART là những mục tiêu cụ thể (Specific), có thể đo lường được (Measurable), có thể đạt được (Achievable), phù hợp (Relevant) và có thời hạn (Time-Bound). Các mục tiêu bạn đặt ra cho quá trình mua hàng phải phù hợp chặt chẽ với các mục tiêu chung của công ty. Sự kết hợp này quan trọng đến mức bạn nên liệt kê mục tiêu của công ty cho mỗi giao dịch mua hàng mà bạn thiết lập. Ví dụ:

  • Mục tiêu của công ty: Tăng tỷ suất lợi nhuận bằng cách giảm chi phí nguyên vật liệu.
  • Hỗ trợ mục tiêu mua hàng: Giảm 5% chi phí đối với hàng hóa hữu hình trong năm tài chính tiếp theo.

Nếu bạn chưa biết phải đặt ra những mục tiêu nào, hãy xem qua các mục tiêu của công ty và liệt kê ra bất cứ điều gì mà Quy trình Mua hàng có thể làm để giúp đạt được chúng.

3. Thiết lập KPIs

Các chỉ số đánh giá thực hiện công việc (Key Performance Indicators) là những gì bạn cần sử dụng để đo lường hiệu quả và hiệu quả của quá trình mua hàng và các mục tiêu bạn đã đặt ra. Đây là một số KPIs cho quá trình mua hàng phổ biến:

  • Tiết kiệm chi phí
  • Chi phí trung bình để xử lý đơn đặt hàng
  • Thời gian giao hàng trung bình
  • Thời gian chu kỳ mua hàng trung bình

Giả sử công ty của bạn sử dụng các sản phẩm SaaS (Software as a service) như mua sắm điện tử (e-procurement) để nâng cao quy trình mua hàng và cung cấp tính năng tự động hóa. Trong trường hợp đó, có thể có các KPIs bổ sung mà bạn muốn theo dõi, chẳng hạn như số lượng đơn đặt hàng điện tử. Theo dõi định kỳ các KPIs trên thực tế cũng quan trọng như việc thiết lập chúng.

4. Tạo lợi bằng việc sử dụng công nghệ SaaS

Công nghệ SaaS ngày nay đã thay đổi quy trình mua hàng một cách đáng kể như giúp các doanh nghiệp cung cấp các giải pháp mua hàng trả tiền liền mạch, mua sắm điện tử và quản lý hợp đồng, hay cung cấp các hệ thống quản lý tài sản giúp ghi lại và theo dõi tài sản của công ty. Bạn thậm chí có thể tìm thấy các giải pháp phân tích theo dõi chi tiêu và các số liệu khác.

Tóm lại, nếu bạn đã nghĩ về một giải pháp SaaS cho quy trình mua hàng trở nên tối ưu hơn, bạn gần như chắc chắn có thể tìm thấy nó trên thị trường ngày nay. Công nghệ SaaS là một cách tuyệt vời để biến quá trình mua hàng của bạn từ thủ công thành kỳ diệu.

----------

Mua hàng là khâu rất quan trọng đối với tất cả doanh nghiệp thương mại sản xuất. Nó là khâu đầu tiên, cơ bản của hoạt động kinh doanh, là điều kiện để hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp tồn tại và phát triển. Công ty Cổ phần Công nghệ thông minh Unify chuyên cung cấp các công cụ đắc lực giúp nhà quản lý dễ dàng hệ thống toàn bộ luồng công việc trong quy trình mua hàng dựa trên nền tảng số. Hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn về những giải pháp tối ưu cho quy trình mua hàng trong doanh nghiệp của bạn.

  • Điện thoại: 0905 559 562
  • Email: info@unicjsc.com
  • Web: www.unicjsc.com